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La GED : définition, avantages et fonctionnalités clés pour votre entreprise

La Gestion Électronique des Documents (GED) s’impose comme un outil incontournable à l’ère du numérique. Ce système informatique permet de gérer efficacement l’ensemble des documents d’une entreprise, de leur création à leur archivage.

Cependant, face à la multitude d’offres sur le marché, il peut être difficile de choisir la solution adaptée. Voici un éclairage sur les fonctionnalités clés à privilégier pour une gestion documentaire optimale.

Définition et périmètre de la GED

La GED désigne l’ensemble des techniques et outils informatiques qui permettent de gérer le cycle de vie complet des documents électroniques. Son périmètre englobe :

  • la numérisation des documents papier ;
  • l’indexation ;
  • le classement ;
  • le stockage sécurisé ;
  • la recherche ;
  • la modification ;
  • le partage ;
  • et l’archivage.

Un logiciel ged peut prendre en charge tous les types de documents, quel que soit leur format. L’outil centralise ainsi l’intégralité des documents de l’entreprise au sein d’une base unique et partagée.

La GED s’adresse à tous les secteurs d’activité et à tous les services de l’entreprise. Elle s’adapte aux besoins et à la taille de chaque structure, de la TPE au grand groupe.

Les avantages d’une gestion électronique des documents

La GED constitue un pilier essentiel de la transformation numérique des entreprises. Elle offre des bénéfices concrets et mesurables.

Tout d’abord, elle permet un gain de temps substantiel en facilitant la recherche et l’accès aux documents. Fini les classeurs qui s’entassent et les dossiers introuvables. Avec une GED, quelques clics suffisent pour retrouver l’information.

La GED améliore aussi considérablement la productivité et la performance de l’entreprise. Elle automatise et fluidifie les processus de gestion et de validation des documents, les fameux workflows. Elle élimine les tâches chronophages et répétitives au profit d’activités à plus forte valeur ajoutée.

Autre avantage majeur : le renforcement de la sécurité et de la confidentialité des informations sensibles. La GED permet de paramétrer finement les droits d’accès en fonction du profil de chaque utilisateur. Elle diminue les risques de perte ou de fuite de données.

Enfin, la GED encourage le travail collaboratif en permettant à plusieurs utilisateurs de consulter, de modifier et de partager un même document simultanément. Elle simplifie les échanges inter-services.

Les fonctionnalités essentielles d’une solution GED

Face à la multitude de solutions de GED présentes sur le marché, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Pour faire le bon choix, il vaut mieux se concentrer sur les fonctionnalités incontournables.

La capture et la numérisation des documents constituent la première brique d’une GED. Il est important de vérifier la compatibilité du logiciel avec tous les formats. Des connecteurs avec les outils bureautiques et métiers facilitent l’intégration de la GED dans le système d’information.

Un moteur de recherche puissant et des outils d’indexation performants sont essentiels pour accéder rapidement à l’information. La GED doit proposer des critères variés : recherche en plein texte, par mots-clés, par métadonnées, etc.

La richesse fonctionnelle de l’outil en termes de manipulation des documents est également un critère important à prendre en compte. Il en va de même pour la finesse de la gestion des droits, afin de maîtriser parfaitement les accès.

Pour finir, avec l’essor de la mobilité, l’accès à la GED via smartphone ou tablette devient un critère de choix pour les entreprises dont les collaborateurs sont nomades, même en mode déconnecté.

Des inconvénients et des points de vigilance

Bien que ses avantages soient indéniables, la GED comporte aussi certains inconvénients. Le coût d’acquisition de la solution et de sa maintenance dans le temps peut freiner certaines entreprises.

Il ne faut pas non plus négliger la conduite du changement auprès des utilisateurs. Pour que l’outil soit bien accepté et exploité au quotidien, des actions de formation et un accompagnement sur la durée sont nécessaires.

Le choix du prestataire constitue un autre point d’attention. Au-delà des aspects techniques et financiers, il est important de s’assurer de la pérennité de l’éditeur et de son expertise métier. Dans le cas d’une GED en mode SaaS, la localisation des données et leur réversibilité sont aussi à prendre en compte.

Enfin, une vigilance particulière est de mise sur les aspects réglementaires, notamment le respect du RGPD. La sécurité, la traçabilité et la confidentialité des informations sont primordiales.

Les étapes d’un projet GED

La mise en place d’une GED se déroule généralement en mode projet, rythmé par différentes étapes clés. Un tel projet dure en moyenne de 6 à 12 mois. La première étape consiste à cadrer le besoin et à formaliser les objectifs visés. Cette phase d’étude et de conception nécessite un recensement précis des documents concernés et des utilisateurs. Elle se concrétise par la rédaction d’un cahier des charges.

La deuxième étape correspond au choix de la solution et de son intégrateur. Il s’agit de mettre en concurrence plusieurs prestataires sur la base de démonstrations et de POC (Proof of Concept). Une phase de négociation et de contractualisation suit la désignation du partenaire.

La troisième phase consiste à déployer et à paramétrer la solution retenue dans l’entreprise. Un accompagnement au changement des équipes garantit une bonne prise en main. La reprise de l’existant se fait en parallèle.

Après le démarrage, un suivi dans la durée est nécessaire pour mesurer les bénéfices, corriger les éventuels dysfonctionnements et faire évoluer la solution. L’entreprise peut constituer en interne un centre de compétences GED.

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