La Gestión Documental Electrónica (EDM) se está consolidando como una herramienta imprescindible en la era digital. Este sistema informático permite gestionar de forma eficaz todos los documentos de una empresa, desde su creación hasta su archivo. \n\nSin embargo, ante la multitud de ofertas que hay en el mercado, puede resultar complicado elegir la solución adecuada. A continuación se muestran las funciones clave que se deben priorizar para una gestión óptima de los documentos. \n
Definición y alcance del GED
\r\n
El GED designa todas las técnicas y herramientas informáticas que permiten gestionar el ciclo de vida completo de los documentos electrónicos. Su alcance incluye: \n
\r\n - digitalización de documentos en papel;
\r\n - indexación;
\r\n - clasificación;
\r\n - almacenamiento seguro;
\r\n - investigación;
\r\n - modificación;
\r\n - intercambio;
\r\n - y archivo.
\r\n
\nA
software ged puede soportar todo tipo de documentos, independientemente de su formato. De esta forma, la herramienta centraliza todos los documentos de la empresa en una única base de datos compartida. \n\n
El GED está dirigido a todos los sectores de actividad y a todos los departamentos de la empresa. Se adapta a las necesidades y tamaño de cada estructura, desde pequeñas empresas hasta grandes grupos. \n
Las ventajas de la gestión documental electrónica
\nEl GAD constituye un pilar esencial del
transformación digital de las empresas. Ofrece beneficios concretos y mensurables. \n\nEn primer lugar, ahorra mucho tiempo al facilitar la investigación y el acceso a los documentos. No más archivadores y archivos imposibles de rastrear. Con un GED, sólo se necesitan unos pocos clics para encontrar la información. \n\nEl GED también mejora significativamente
productividad y rendimiento empresarial. Automatiza y agiliza los procesos de gestión y validación de documentos, los famosos flujos de trabajo. Elimina tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo en favor de actividades con mayor valor añadido. \n\nOtra gran ventaja:
e fortalecimiento de la seguridad y confidencialidad de la información sensible. Allá
GED le permite configurar finamente los derechos de acceso según el perfil de cada usuario. Reduce el riesgo de pérdida o
fuga de datos. \n\nFinalmente,
GED fomenta el trabajo colaborativo al permitir que varios usuarios vean, modifiquen y compartan el mismo documento simultáneamente. Simplifica los intercambios entre servicios. \n
Las funcionalidades esenciales de una solución GED
\nAnte la multitud de
Soluciones de electroerosión presentes en el mercado, no siempre es fácil orientarse. Para tomar la decisión correcta, es mejor centrarse en las características esenciales. \n\n
Capturar y escanear documentos constituyen el primer ladrillo de un GED. Es importante comprobar la compatibilidad del software con todos los formatos. Los conectores con herramientas ofimáticas y empresariales facilitan la integración del
GED en el sistema de información. \n\nUn motor de búsqueda potente y herramientas de indexación eficientes son esenciales para un acceso rápido a la información. Allá
GED debe ofrecer criterios variados: búsqueda en texto completo, por palabras clave, por metadatos, etc. \n\n
La riqueza funcional de la herramienta en términos de manejo. documentos también es un criterio importante a tener en cuenta. Lo mismo ocurre con la delicadeza de la gestión de derechos, para controlar perfectamente el acceso. \n\nFinalmente, con el aumento de la movilidad,
acceso al GED a través de un teléfono inteligente o tablet se está convirtiendo en un criterio de elección para las empresas cuyos empleados son nómadas, incluso en modo desconectado. \n
Desventajas y puntos de vigilancia
\nAunque sus ventajas son innegables, el
GED También tiene ciertas desventajas. El costo de adquirir la solución y mantenerla a lo largo del tiempo puede frenar a algunas empresas. \n\nTampoco debemos descuidar la gestión del cambio con los usuarios. Para que la herramienta sea bien aceptada y utilizada en el día a día,
acciones formativas y el apoyo a largo plazo son necesarios. \n\nLa elección del proveedor de servicios es otro punto de atención. Más allá de los aspectos técnicos y financieros, es importante garantizar la sostenibilidad del editor y su experiencia empresarial. En
el caso de un GED en modo SaaS, También se debe tener en cuenta la ubicación de los datos y su reversibilidad. \n\nPor último, es necesario prestar especial atención a los aspectos reglamentarios, en particular al cumplimiento de las
RGPD. La seguridad, trazabilidad y confidencialidad de la información son fundamentales. \n
Las etapas de un proyecto GED
\nLa implementación de un GED generalmente se lleva a cabo en modo de proyecto, marcada por diferentes etapas clave. Un proyecto de este tipo dura una media de 6 a 12 meses. El primer paso es
Enmarcar la necesidad y formalizar los objetivos previstos.s. Esta fase de estudio y diseño requiere un inventario preciso de los documentos en cuestión y de los usuarios. Toma la forma de redacción de especificaciones. \n\nEl segundo paso corresponde a la elección de la solución y su integrador. Se trata de hacer competir a varios proveedores de servicios sobre la base de demostraciones y
POC (Prueba de concepto). A la designación del socio le sigue una fase de negociación y contractualización. \n\nLa tercera fase consiste en
implementar y configurar la solución elegida en la empresa. El apoyo al cambio de equipo garantiza un buen manejo. La recuperación de lo existente se hace en paralelo. \n\nDespués de la puesta en marcha, es necesario un seguimiento a largo plazo para medir los beneficios, corregir posibles fallos y desarrollar la solución. La empresa puede constituir internamente una
centro de habilidades GED.\n
